Algemene voorwaarden
ArboAnders B.V. en Preventie & Werk B.V.
• De arbeidsomstandigheden in bedrijven en instellingen;
• De begeleiding bij verzuim;
• De re-integratie van werknemers bij ziekte of arbeidsongeschiktheid.
Artikel 1: Begripsomschrijving AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Persoonsregistratie
Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd.
Persoongegevens
Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.
Betrokkene
De natuurlijke persoon over wie gegevens zijn vastgelegd in de persoonregistratie. De betrokkene blijft zeggenschap houden over de persoonregistratie.
Verwerkingsverantwoordelijke
Degene die de persoonsregistratie verwerkt (ArboAnders B.V. en Preventie&Werk B.V.)
Verwerker
Een derde partij/functionaris die door de verwerkingsverantwoordelijke wordt aangesteld om persoonsgegevens te verwerken. De verwerkingsverantwoordelijke blijft eindverantwoordelijk.
Functionaris gegevensbescherming
De functionaris aan wie door de verwerkingsverantwoordelijke de zorg voor de persoonsregistratie is opgedragen.
Verstrekken van gegevens
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in die persoonsregistratie zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.
Verstrekken van gegevens aan een derde
Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie aan een persoon of instantie buiten de organisatie van de verwerkingsverantwoordelijke, met uitzondering van het verstrekken aan de bewerker of de geregistreerde.
Autoriteit
Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 2: Reikwijdte en toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens in bijlage 1 en de verwerkingsverantwoordelijke van dit reglement ArboAnders B.V. en Preventie&Werk B.V..
Artikel 3: Doel van de persoonsregistratie
Doel van de persoonsregistratie is te kunnen beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de doorde werkgever aan de verwerkingsverantwoordelijke opgedragen taak ten behoeve van controle en sociaal-medische begeleiding van werknemers tijdens ziekte. Daarnaast de bedrijfsmedische zorg zoals de aan werkgever en arbodienst opgedragen wettelijke taken, alsmede voor de aan de uitvoering verbonden wettelijke verplichtingen t.a.v. het verstrekken van gegevens. In bijlage 1 worden de doelstellingen duidelijk omschreven en vormen een geheel met dit reglement.
Artikel 4: Verantwoordelijkheden en persoonsgegevens
De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het bepalen van het doel, de inhoud en het gebruik van de
persoonsregistraties en voor de naleving van de bepalingen in dit reglement. De functionaris gegevensbescherming is
verantwoordelijk voor de uitvoering van dit reglement. De verwerkingsverantwoordelijke en de functionaris
gegevensbescherming dienen hun medewerkers op de hoogte te stellen en te houden van de verantwoordelijkheden bij het
omgaan met gegevens van personen.
De persoonsregistratie bevat uitsluitend gegevens over personen ingevolge het in het artikel 3 genoemde doel. Dit betreffen
gegevens van werknemers en daarmee gelijkgestelden die in dienst zijn van opdrachtgevers van ArboAnders B.V. en Preventie & Werk B.V.
Artikel 5: Verwerking van de persoonsregistratie
De verwerkingsverantwoordelijke draagt er voor zorg dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt. De wijze van verwerking is opgenomen in bijlage 2. Deze vormt een geheel met dit reglement. Binnen de verwerking van persoonsregistratie wordt gehouden aan de AVG gedachte, waarbij risicobeheersing centraal staat en daarnaast:
- Zo min mogelijk privacygevoelige informatie verzameld wordt;
- Actief niet-relevante informatie weg gegooid wordt.
Artikel 6: Geregistreerde gegevens en wijze van verkrijging
De verwerkingsverantwoordelijke registreert uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor een juiste uitvoering van het in het artikel 3 genoemde doel. De functionaris gegevensbescherming draagt zorg voor een omschrijving van de
persoonsbeschrijvende gegevens die zijn opgenomen in de registratie.
Deze omschrijving is opgenomen in het overzicht: Verwerkingsregister persoonsgegevens. De verwerkingsverantwoordelijke
registreert in de persoonsregistratie uitsluitend gegevens afkomstig van:
- de betrokkene;
- de werkgever van de betrokkene;
- instanties of personen die bij de uitvoering van het in artikel 3 genoemde doel een taak hebben of anderszins
verplicht of schriftelijk gemachtigd zijn gegevens aan de verwerkingsverantwoordelijke te verstrekken; - eigen onderzoek.
Het samenvoegen van een of meer gegevens uit de persoonsregistratie met een of meer gegevens uit een persoonsregistratie buiten de organisatie van de verwerkingsverantwoordelijke is niet toegestaan, tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een bij of krachtens een wet gegeven voorschrift of met schriftelijke toestemming van de geregistreerde.
Artikel 7: Bewaartermijnen
De gegevens worden niet langer bewaard dan voor het doel omschreven in artikel 3 noodzakelijk is, met inachtneming van de wettelijke voorschriften. De functionaris gegevensbescherming draagt zorg voor een omschrijving van de bewaartermijnen die binnen de organisatie van de verwerkingsverantwoordelijke van kracht zijn. Deze omschrijving is opgenomen in het overzicht:
- Verwerkingsregister persoonsgegevens. Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens binnen een jaar uit het bestand verwijderd en vernietigd.
Vernietiging blijft eventueel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aannemelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift is vereist of indien tussen de betrokkene en de beroepsbeoefenaar overeenstemming bestaat. Indien de betreffende gegevens zodanig zijn bewerkt, dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
Artikel 8: Verstrekking van gegevens
Bij verzuimbegeleiding verstrekt de verwerkingsverantwoordelijke slechts gegevens aan derden (rekeninghoudend met wat de Algemene Verordening Gegevensbescherming daarover heeft vastgelegd) en voor zover dit:
- voortvloeit uit het doel van de registratie;
- wordt vereist ingevolge een wettelijke voorschrift;
- geschiedt met schriftelijke toestemming van de betrokkene; een en ander geschiedt met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De betrokkene heeft het recht zijn toestemming ten aller tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming is even
eenvoudig als het geven ervan.
De in dit artikel bedoelde derden moeten in hun verzoek aangeven op grond waarvan zij over de gegevens wensen te beschikken.
Een verzoek voor een verstrekking van gegevens wordt schriftelijk bij de verwerkingsverantwoordelijke ingediend. In dit verzoek dient te worden aangegeven voor welk doel de gegevens gebruikt zullen worden en dient de garantie opgenomen te zijn, dat de gevraagde gegevens niet aan een andere instantie óf persoon zullen worden verstrekt.
Aan de werkgever worden geen (medische) persoonsgegevens verstrekt tenzij dit noodzakelijk is en de werknemer daarvoor
zijn uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Van de toestemming wordt aantekening gemaakt in het medisch dossier;
Aan de werkgever worden geen mededelingen gedaan over bezoek werknemer aan arbeidsomstandighedenspreekuur of
vrijwillige deelname van werknemer aan periodieke onderzoeken. Indien naar aanleiding van zo’n bezoek of deelname de
bedrijfsarts advies wenst te geven aan de werkgever dan is daarvoor de uitdrukkelijke en gerichte toestemming van de
werknemer nodig. Deze toestemming is of aangetekend in het dossier en/of bevestigd middels een schriftelijke machtiging;
De verwerkingsverantwoordelijke deelt een ieder op diens verzoek schriftelijk binnen een maand mede of en zo ja, welke hem of haar betreffende gegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit de persoonsregistratie aan derden zijn verstrekt en op grond waarvan. In afwijking hiervan kan worden geweigerd aan het verzoek te voldoen, indien dat noodzakelijk is in het belang van opsporing en/of vervolging van strafbare feiten, dan wel van inspectie, controle of toezicht door of vanwege organen met een publiekrechtelijke taak, dan wel van gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de verwerkingsverantwoordelijke daaronder begrepen.
De verwerkingsverantwoordelijke is verplicht op deugdelijke wijze bij te houden aan wie gegevens uit de persoonsregistratie zijn verstrekt, alsmede op grond waarvan gegevens zijn verstrekt.
In geval de verwerkingsverantwoordelijke redelijkerwijs mocht aannemen dat het belang van de betrokkene niet onevenredig zou worden geschaad door niet vast te leggen welke gegevens zijn verstrekt, kan hij volstaan met een in algemene termen vervatte mededeling betreffende de aard van de verstrekte gegevens en degenen aan wie deze zijn verstrekt.
Artikel 9: Organisatie van beheer en gebruik
Toegang tot de geregistreerde gegevens hebben alleen die functionarissen aan wie taken zijn opgedragen die toegang
noodzakelijk maken. De functionaris gegevensbescherming draagt zorg voor een omschrijving waaruit blijkt van welke afdeling functionarissen toegang hebben tot de registratie op grond van de aan hen opgedragen taken. Deze omschrijving is opgenomen onder bijlage 1. Ten aanzien van medische gegevens geldt als voorwaarde dat de functionaris door of vanwege de arts gerechtigd is van de gegevens kennis te nemen. De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verificatie, de juistheid en actualiteit van de geregistreerde gegevens. De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de beveiliging van de betrokkene gegevens.
Artikel 10: Recht op kennisgeving
De verwerkingsverantwoordelijke deelt een ieder over wie voor de eerste keer persoonsgegevens in de registratie worden
opgenomen schriftelijk mede dat dit is geschied. De mededeling bevat een aanduiding van het doel van de registratie alsmede de naam, het adres en de woonplaats van de verwerkingsverantwoordelijke.
De verplichting bedoeld in dit artikel geldt niet:
- Indien de betrokkene weet of redelijkerwijs kan weten dat een dergelijke opname heeft plaatsgevonden;
- Indien een gewichtig belang van de betrokkene zich tegen het doen van een schriftelijke mededeling verzet.
Artikel 11: Inzage van opgenomen gegevens
De betrokkene, zijn wettelijke vertegenwoordiger dan wel een door hem schriftelijk daartoe gemachtigde heeft recht op inzage in de gegevens die over de betrokkene in de persoonsregistratie zijn opgenomen. Onder dossier dient te worden verstaan:
- het geheel van medische en arbeidskundige gegevens omtrent de geregistreerde;
- de bij derden of betrokkene ingewonnen inlichtingen.
Alle persoonsgegevens zijn opgenomen in digitale systemen. Inzage kan verleend worden door middel van het verstrekken van een weergave op papier of een digitaal leesbaar bestand (bijvoorbeeld PDF). Een verzoek om inzage moet worden schriftelijk worden ingediend. Inzage (verstrekking op papier of digitaal) zal plaatsvinden binnen één maand na de datum waarop het verzoek om inzage werd gedaan. Afhankelijk van de complexiteit van de vraag en het aantal verzoeken kan de termijn indien nodig met twee maanden verlengd worden. Binnen één maand dient de betrokkene in kennis gesteld te worden van de verlenging.
Artikel 12: Correctierecht
Wanneer een betrokkene van mening is dat een gegeven, vastgelegd op een zich in het dossier bevinden stuk of op de weergave op papier van persoonsgegevens die zich in het geautomatiseerde gegevensbestand bevinden, feitelijk onjuist en/of onvolledig is weergegeven of niet terzake dienend is, kan de geregistreerde, zijn wettelijke vertegenwoordiger dan wel een door hem schriftelijk daartoe gemachtigde de verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk verzoeken dit gegeven te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Het verzoek behelst de aan te brengen wijzigingen.
- De verwerkingsverantwoordelijke deelt de verzoeker binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk mee
hoe de opvolging zal geschieden. Afhankelijk van de complexiteit van de vraag en het aantal verzoeken kan de
termijn indien nodig met twee maanden verlengd worden. Binnen één maand dient de betrokkene in kennis gesteld te
worden van de verlenging. De verwerkingsverantwoordelijke deelt daarbij mee in welk opzicht en/of in welke mate
door de betrokkene verstrekte gegevens voor hem grond vormen voor een nadere beslissing en zo ja, voor welke. - Wanneer verzoeken van een betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repeitieve
karakter, mag de verwerkingsverantwoordelijke ofwel:
a.) Een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het verstrekken
van de gevraagde informatie of communicatie en het treffen van de gevraagde maatregelen gepaard gaan
b.) Weigeren gevolg te geven aan het verzoek. Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke om de kennelijk
ongegronde of buitensporige aard van het verzoek aan te tonen. - De verwerkingsverantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering zo spoedig
mogelijk wordt uitgevoerd. - Wanneer een betrokkene van mening is dat in het dossier of op de weergave op papier van persoonsgegevens die
zich in het geautomatiseerde gegevensbestand bevinden, één of meer gegevens ontbreken die van belang kunnen
zijn voor het doel van artikel 3, wordt aan het dossier of die weergave toegevoegd een door de geregistreerde, zijn
wettelijke vertegenwoordiger dan wel een door hem schriftelijk daartoe gemachtigde opgemaakt en ondertekend
geschrift waarop die gegevens staan omschreven. - De verwerkingsverantwoordelijke deelt de betrokkene binnen twee maanden schriftelijk mee in welk opzicht en/of in
welke mate de verstrekte gegevens voor de verwerkingsverantwoordelijke grond vormen voor een nadere beslissing
en zo ja, voor welke.
De verwerkingsverantwoordelijke draagt er zorg voor dat degenen aan wie naar zijn weten in het jaar voorafgaand aan het verzoek in de sinds dat verzoek verstreken periode de betrokken gegevens zijn verstrekt, mededeling wordt gedaan van eventuele verbetering, aanvulling of verwijdering. De betrokkene ontvangt een afschrift van de mededeling.
Artikel 13: Overdracht van persoonsgegevens
Overdracht van persoonsgegevens aan een andere verwerker zal slechts plaatsvinden na schriftelijke toestemming van de
betrokkene. De inwilliging van het verzoek kan geweigerd worden, mits er op grond van wettelijke voorschriften verplicht
overdracht van persoonsgegevens plaats dient te vinden.
Artikel 14: Klachten
Indien een belanghebbende van mening is dat de verwerkingsverantwoordelijke handelt in strijd met dit reglement kan bij de verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk een met redenen omklede klacht worden ingediend. Ingediende klachten worden door de verwerkingsverantwoordelijke afgehandeld volgens de klachtenprocedure die is opgenomen in het managementhandboek.
Indien de belanghebbende zich niet kan verenigen met de beslissing, die door de verwerkingsverantwoordelijke op grond van de hiervoor genoemde klachtenprocedure is genomen, kan de betreffende belanghebbende de arrondissementsrechtbank schriftelijk verzoeken alsnog een verzoek als bedoeld in dit reglement toe te wijzen. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen een termijn van zes weken na ontvangst van de beslissing over de klacht van de verwerkingsverantwoordelijke. Indien de betreffende belanghebbende binnen de in de klachtprocedure genoemde termijn geen beslissing van de verwerkingsverantwoordelijke heeft ontvangen, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen zes weken na afloop van die termijn.
Onverminderd andere mogelijkheden van administratief beroep of een voorziening in rechte, heeft iedere betrokkene het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, indien betrokkene van mening is dat de verwerking een
persoonsgegevensinbreuk betreft.
Artikel 15: Verzoek om uitleg
De betrokkene mag om uitleg vragen, wanneer een interesseprofiel of risicoanalyse wordt uitgevoerd met behulp van de
gegevens van de betrokkene. De verwerkingsverantwoordelijke dient dan uitleg te verstrekken over hoe de persoonsgegevens van de betrokkene worden ingezet voor deze doeleinden.
Artikel 16: Publicatie
Dit reglement is openbaar, beschikbaar via de website en ligt ter inzage bij de functionaris gegevensbescherming.
Artikel 17: Inwerkingtreding, looptijd en wijziging van het reglement
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2006. Laatste herzieningsdatum 6 mei 2019.
Behoudens wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht zolang artikel 3 van toepassing is. Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de functionaris gegevensbescherming. De wijzigingen in dit reglement worden van kracht een maand na bekendmaking ervan.
Artikel 18: Privacyrisico’s in kaart brengen
Doormiddel van een Privacy Impact Assesment (PIA) brengt ArboAnders periodiek privacy risico’s in kaart. Op deze manier
gaat zij aantoonbaar en beheerst om met eventuele privacy risico’s die haar dienstverlening met zich meebrengt.
Bijlage 1 – Doelstellingen van de persoonsregistratie
De doelstelling van persoonsregistratie is het nu en in de toekomst kunnen beschikken over gegevens die dienstbaar zijn aan
de bescherming en bevordering van de gezondheid en het welzijn van alle betrokkenen, in het bijzonder zover het betreft de
relatie van de gezondheid tot de werksituatie zoals bedoeld in de arbeidsomstandighedenwet.
Een andere doelstelling is het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van
verzekeringsgeneeskundige taken onder andere voortvloeiend uit de relevante wetgeving, alsmede het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van (verzekerings-)keuringen. Daarnaast dient de registratie ter ondersteuning van de bedrijfsvoering en de beleidsondersteuning binnen ArboAnders en Preventie & Werk.
De laatste doelstelling voor persoonsregistratie is de beschikking over gegevens voor statistische en wetenschappelijke
doeleinden en voor advisering ten aanzien van gezondheid, welzijn en werkomstandigheden in het algemeen.
Bijlage 2 – Verwerking persoonsregistratie
Deze worden verwerkt indien:
- betrokkene voor de verwerking zijn toestemming heeft verleend, of;
- de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst waarin betrokkene partij is, of
voor precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene die noodzakelijk zijn voor
het sluiten van een overeenkomst, of; - de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen, of;
- de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het behartigen van het gerechtvaardigde belang van de betrokkene
of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en
vrijheden van de geregistreerde, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer,
prevaleert.
De verwerkingsverantwoordelijke bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan hij/zij kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem/haar tot mededeling verplicht of uit zijn/haar taak tot mededeling voortvloeit.
De verwerkingsverantwoordelijke verwerkt geen persoonsgegevens betreffende iemand godsdienst of levensovertuiging, ras/etnischise afkomst, politieke opvattingen, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging.
Is niet van toepassing voorzover:
- dit geschiedt met schriftelijke toestemming van geregistreerde;
- de gegevens door betrokkene openbaar zijn gemaakt;
- dit noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte;
- dit noodzakelijk is met het oog op een zwaarwegend algemeen belang, passende maatregelen worden geboden ter
bescherming van de persoonlijke levenssfeer en dit bij wet wordt bepaald dan wel de Autoriteit ontheffing heeft
verleend. De Autoriteit kan bij de verlening van ontheffing beperkingen en voorschriften opleggen.
Persoonsgegevens worden wel verwerkt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek voor zover:
- dit onderzoek een algemeen belang dient;
- de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is;
- het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost;
- bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet
onevenredig wordt geschaad.
Een nummer dat ter identificatie van een persoon bij wet is voorgeschreven, wordt bij de verwerking van persoonsgegevens
slechts gebruikt ter uitvoering van de betreffende wet dan wel voor doeleinden bij de wet bepaald.